Memperkuat Kearsipan Digital di AK-Tekstil Solo: Strategi dan Implementasi Owncloud

Menindaklanjuti undangan direktur AK-Tekstil Solo nomor: B/1414/BPSDMI/AKOM-Surakarta/KR/X/2024 hari ini Jum’at 25 Oktober 2024, dipimpin oleh Widya Pangestika tim fungsional Arsiparis AK-Tekstil Solo mengadakan rapat Sosialisasi Pengelolaan Kearsipan yang dihadiri secara luring oleh 24 orang pegawai dari masing masih perwakilan unit yang ada.

Segala bentuk arsip lembaga pemerintahan harus disimpan di tempat penyimpanan yang aman dan benar untuk itu tim Arsiparis AK-Tekstil Solo telah memiliki googledrive untuk menyimpan semua file arsip digital AK-Tekstil Solo yang telah disusun berdasarkan klasifikasi dan kode di lingkungan Kementerian Perindustrian, yakni 18 klasifikasi dan kode arsip fasilitatif dan 6 klasifikasi dan kode arsip substantif.

Untuk mencegah hal-hal yang diluar kendali AK-Tekstil Solo maka telah menggunakan teknologi Owncloud, yakni salah satu CMS (Content Management System) atau perangkat lunak yang digunakan untuk membuat layanan file hosting keperluan online storage. Aplikasi ini mirip dengan layanan cloud storage terbaik lain seperti dropbox, google drive, dan penyimpanan lainnya. Fungsi Owncloud sebagai tempat penyimpanan konten dimana user dapat menambahkan file, folder, kontak, audio, galeri foto, kalender dan dokumen lainnya. Kelebihan data disimpan di sever lokal penyimpanan aman dapat dikelola dan dipantau oleh tim IT AK-Tekstil Solo.

Tujuan AK-Tekstil menggunakan owncloud agar: unit kerja yang ada dapat mengupload notulensi setiap kegiatan rapat, dapat mengupload semua berkas ke Owncloud dengan user & password masing-masing, data dan berkas terpusat pada satu domain saja. Adapun tutorial Owncloud diawali dengan menuliskan pada google alamat ip Owncloud, kemudian isikan user & password sesuai pembagian masing-masing unit dan folder sesuai unit masing-masing sudah bisa diakses untuk unduh dan upload data. (TimHumas@2024)